Le/La secrétaire de documentation assure les tâches d’exécution qui ont trait à la gestion du système documentaire.

Les missions du secrétaire de documentation

Les systèmes de bases de données, l’analyse et l’indexation des documents n’ont aucun secret pour le secrétaire de documentation. À lui de concevoir, d’organiser et de manipuler les systèmes documentaires. Pour mener à bien sa mission, il fait de la veille et se tient informé des nouvelles parutions. Les revues spécialisées, les banques de données et les enquêtes sont des outils sur lesquels il s’appuie. La politique documentaire de son entreprise est l’une de ses prérogatives. Il décide si tel ou tel document est pertinent à acquérir, selon les intérêts de l’entreprise dans laquelle il travaille ou du public qu’il vise.

Responsable de la politique documentaire

Il assure également le secrétariat des acquisitions. Une fois le document en main, le processus est le même : rédaction d’une notice catalographique tout en suivant des normes, analyse du contenu et traduction des idées essentielles de l’ouvrage en langage documentaire. C’est à lui que revient le classement des ouvrages, leur conservation. Les tâches de gestion courantes sont aussi de son ressort.

Les compétences/Qualités nécessaires pour devenir secrétaire de documentation

• Connaissances des techniques documentaires,
• Maîtrise des outils bureautiques,
• Polyvalence,
• Rigueur et méthodologie.

Les débouchés du métier

L’image du documentaliste entouré de vieux papiers ne rend pas justice à la profession. Désormais, il faut faire face à l’émergence des nouvelles technologies et au flux d’informations. L’accès aux documents et leur archivage requièrent de nouvelles méthodes. Les outils mis à sa disposition, comme les logiciels de gestion de bases de données, sont pointus et nécessitent une connaissance approfondie du langage informatique. La profession peut aussi bien s’exercer dans le secteur privé que le secteur public.

Études pour devenir secrétaire de documentation

Le métier de secrétaire de documentation est accessible dès le niveau Bac+2 avec un DUT Information Communication option documentation d’entreprise. 

Évolutions de carrière

L’évolution du secrétaire de documentation se fait selon une grille indiciaire ou via des concours internes lorsqu’il travaille au sein du secteur public. Lorsqu’il officie dans le secteur privé, c’est son expérience qui primera et pourra l’amener au poste de documentaliste principal.