Taches et responsabilités
Administration : support technique et administratif

• Assurer la gestion technique et administrative des biens matériels de la délégation (bureau, résidence, logements, véhicules, mobilier, matériel de bureau, équipements informatiques, etc.) ;
• Participer à la rédaction des spécifications techniques des cahiers des charges pour les appels d’offre ;
• Assurer un suivi adéquat des pannes et incidents des infrastructures de bureau et logements ;
• Participer aux exercices d’inventaire (bureau et logements expatriés) ;
• Procéder à des inventaires physiques de manière régulière ;
• Elaboration des bons de commandes et contrôle quantitatif et qualitatif des produits commandés ;
• Appui logistique aux collègues en rotation pour le départ et arrivées (hébergement temporaire, accueil-transfert à l’aéroport, transmission de formulaires utiles…) ;
• Participer aux préparatifs de la fête de l’Europe ;
• Assurer l’intérim logistique lors des absences des collègues.

Immobilier

• Encoder et mettre à jour la base de données Immogest (outil de gestion des dossiers immobiliers) ;
• Elaborer et soumettre pour visa les dossiers d’approbation de logements ;
• Calcul des loyers du personnel diplomatique expatrié et traitement des avances
• Assurer un suivi des travaux de sécurité recommandés par le RSA.

Budget

• Participer à l’estimation des besoins pour les dépenses contractuelles (bureau, logements).

Critères de sélection
Exigences minimales

• Être médicalement apte à exercer les fonctions requises;
•  Jouir des droits civiques et posséder le permis de travail conformément à la législation locale.
• Baccalauréat ou cycle d’études secondaires. Une formation technique en gestion technique des infrastructures et coordination de travaux du bâtiment constitue un atout.

Expérience de travail minimale

• Au moins trois années d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion technique des infrastructures ou de la gestion de bâtiments, maintenance et/ou suivi de maintenance et travaux de biens immobiliers.

Connaissances spécialisées

• Bonne connaissance dans la coordination et le suivi des travaux de bâtiment;
• Connaissances et compétences dans les domaines de l’électricité, de la plomberie et de la réhabilitation et entretien de bâtiments représentent un atout.

Formation Excel

Connaissances techniques

• Maitrise des outils informatiques (Excel, Word et Outlook) et aptitude à maitriser rapidement de nouveaux outils.

Aptitudes à la communication

• Capacité à communiquer clairement, à présenter des questions complexes de manière simple ;
• Bonnes capacités de rédaction ;

Aptitudes relationnelles

• Bonnes capacités de travail en équipe, de collaboration et de partage des informations ;
• Autonomie dans l’organisation du travail ;

Aptitudes intellectuelles

• Polyvalence : excellentes capacités techniques combinées à de bonnes capacités administratives pour assurer le suivi correct des outils de gestion et procédures administratives internes;
• Capacités de synthèse, d’analyse des données et documents et d’extraction d’informations clefs.

Aptitudes à la gestion

• Bonnes capacités à assurer la coordination des sociétés de prestation de services et le suivi des travaux
• Bonnes capacités à déterminer les priorités et à organiser le travail de manière rigoureuse et de façon à pouvoir respecter les délais.

Qualités personnelles

• Discrétion, honnêteté, sens aigu de la responsabilité et de l’éthique du service public ;
• Disponibilité à travailler sous pression et flexibilité horaire ;
• Souci de la qualité du travail et du respect des échéances ;
• Esprit de travail en équipe.

Langues

Parfaite maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais (caractérisée au moins par de bonnes capacités de lecture, écriture et de compréhension orale).

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