La GIZ recrute un Chargé de l’administration et de la logistique.

Partenariat pour encourager les Réformes : Appui à l’amélioration du droit de la gestion foncière

Contexte

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH met en œuvre le projet « Appui à l’amélioration de la gestion du foncier » au Sénégal, financé par le Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ). Le projet s’inscrit dans le cadre du partenariat sénégalo-allemand pour encourager les réformes avec le Sénégal mis en place dans le cadre du Compact with Africa, qui soutient une croissance durable de l’économie et de l’emploi au Sénégal. Le projet vise à permettre aux autorités nationales et déconcentrées, aux autorités locales et aux acteurs locaux d’améliorer la sécurité des droits fonciers de la population locale et du secteur privé dans certaines régions du Sénégal. Pour atteindre cet objectif, le projet intervient sur trois axes : 1) améliorer la gouvernance dans le domaine du droit foncier et de la gestion foncière dans les communes pilotes ; 2) construire des compétences dans les services déconcentrés, dans le secteur privé et dans le secteur éducatif ; 3) améliorer le cadre juridique et réglementaire. La sphère d’intervention s’étend au niveau national, régional et local. Sur le plan régional et local, il va intervenir dans 10 communes dans les régions de Kaffrine et Kaolack. L’exécution se fonde notamment sur la délimitation participative des communes, l’élaboration participative des Plans d’Occupation des Sols (POAS), l’inventaire communal basé sur une enquête systématique des droits dans le domaine national et la mise en place de nouveaux mécanismes ou amélioration des mécanismes existants, permettant de régler les litiges fonciers dans les communes pilotes.
Ledit projet est en train de constituer ses équipes techniques et administratives. Dans ce contexte, la GIZ recherche un∙e Chargé(e) de l’Administration et de la Logistique pour renforcer l’équipe à Kaolack selon les descriptions de poste ci-dessous.

Domaine de responsabilité

Le/La titulaire au poste d’Administrateur / Logisticien / Administratrice/Logisticienne a pour tâches principales d’apporter un appui constant au Coordonnateur régional de l’antenne de Kaolack en matière de gestion administrative et logistique. Par occasion il/elle le supplée également dans les questions de réception et de protocole au niveau local.

Dans ce cadre, l’Administrateur / l’Administratrice a les attributions suivantes :

Attributions

Administration Générale

• Assurer la gestion administrative du bureau de l’antenne de Kaolack selon le respect strict des procédures de la GIZ,
• Veiller à ce que les activités administratives soient planifiées et mises en œuvre Appuyer le coordinateur régional à la supervision le personnel de soutien de l’antenne de Kaolack : technicien (ne) de surface, chauffeurs
• Préparer, gérer et fournir en coordination avec le bureau du projet à Dakar les informations du personnel traitées au niveau régional (heures supplémentaires, demandes de congés, INSS, etc.)
• Assurer qu’aucune information de personnel ne soit sauvegardée ou archivée au niveau de l’antenne de Kaolack et que tous les documents pertinents soient transmis en original au Bureau Régional via le bureau Dakar du projet.
• Assurer la coordination des informations entre le bureau de Dakar et l’antenne de Kaolack. Assurer l’organisation, la coordination et la logistique du service protocolaire lors des délégations et des missions sur l’antenne de Kaolack et de sa région ;
• Rendre compte immédiatement de tous les problèmes apparaissant dans le cadre du charroi, inventaire et stocks ainsi que de ceux concernant le respect des règles

Gestion des contrats et achats

• Concevoir, préparer, mettre à jour et contrôler tous les types de contrats (contrats de service, Subventions locales, etc.) et achats ; surveiller leur exécution / la bonne livraison et organiser les versements requis ;
• Vérifier que les pièces justificatives et les rapports financiers des subventions locales sont conformes aux règlements des SL de la GIZ, ensuite les envoyer au bureau de Dakar;
• Coordonner et contrôler les procédures pour les achats.
• Veiller au respect des règles pour la mise en concurrence ainsi qu’à celui des limites de délégation de pouvoirs de Dakar

Logistique – Gestion du charroi

• Assurer la bonne gestion du charroi des véhicules de l’antenne de Kaolack Selon les procédures de la GIZ ;
• Coordonner et superviser les chauffeurs de l’antenne de Kaolack en ce qui concerne l’attribution de leurs tâches journalières;
• Assurer la tenue des fiches de stock des pièces de rechange des voitures selon le respect des procédures GIZ;
• Superviser les entretiens mécaniques réguliers des véhicules par un garage reconnu, la tenue de fiches d’entretien, des carnets de bord et de suivi de consommation de carburant selon les procédures de la GIZ
• Contrôler quotidiennement les activités des véhicules,
• Préparer les rapports (consommation de carburant, Carnet du Bord, entretien, incidents, etc.) au plus tard jusqu’au 5 du mois prochain et les soumettre au coordinateur régional pour signature ;
• Exécuter éventuellement les démarches et formalités nécessaires en cas d’accident;

Dans le cadre de l’appui aux experts, il/elle est chargé/e de:

• Assurer ou coordonner avec Dakar la gestion des déplacements des nationaux et des internationaux et de l’hébergement du personnel étranger permanent, temporaire, des partenaires et consultants travaillant ou visitant de l’antenne de Kaolack et de sa région.

Logistique – Gestion des stocks

• Gérer l’approvisionnement des stocks (fourniture de bureau, fourniture de modération, eau, etc.) ;
• Assurer le suivi des entrées et sorties du stock de la fourniture de bureau et du matériel de modération, ainsi que de l’eau et du petit matériel pour les séminaires et réunions ;
• Contrôler les bons de livraison et accusés de réception pour les marchandises reçues ;
• Informer le Coordonnateur régional suffisamment tôt de l’épuisement des stocks et réserves pour leur remplissage à temps, afin que les réserves soient suffisantes à tout moment ;
• Assurer que les valises de modération sont toujours remplies du matériel frais et fonctionnel,
• Veiller à ce que tout le matériel soit toujours opérationnel (projecteur, tableaux, feutres etc.), et que le non fonctionnel soit ou bien réparé ou bien déclassé ;
• Soumettre un rapport mensuel de l’état du stock, des entrées et des sorties au Coordonnateur régional au plus tard le 5 du prochain mois

Logistique – Gestion de l’inventaire

• Assurer la mise à jour de l’inventaire physique de l’antenne de Kaolack Enregistrer les entrées des achats dans l’inventaire
• A l’aide du logiciel « ONSITE » gérer l’inventaire du projet dans les règles de la GIZ Maintenir l’inventaire à jour (vérification physique) et dans les règles de la GIZ en vue du contrôle interne annuel.

Archivage

• Classer et archiver de façon accessible et selon les règles tous les contrats, et toute documentation de l’administration
• Veiller au bon étiquetage des classeurs dans l’archive
• Mettre l’archive toujours à jour pour tout contrôle interne et audit de la GIZ

Autres attributions

• Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers d’appel d’offre;
• Assister le chef d’antenne dans la coordination et la planification des activités reliées au programme de l’antenne régionale ;
• Par ailleurs il/elle contribue à l’organisation logistique des ateliers, séminaires, réunions de délégations, etc. pour l’antenne de Kaolack.
• Aider à l’exécution d’autres activités de projet et tâches suivant les instructions reçues.

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualifications

II est détenteur d’un diplôme de niveau universitaire en logistique, administration, communication, commerce ou équivalent ;

Expérience professionnelle

Le titulaire de la fonction a une expérience professionnelle significative en administration, logistique et communication avec une ou plusieurs ONG, entreprises privées ou partenaires internationaux, et éventuellement dans le secteur foncier ou environnement ou développement ;

Une expérience réussie avec la GIZ est un atout.

Autres qualifications

Le/La titulaire de ce poste possède une :

• Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel. Power point et courrier électronique) et d’infographie (par ex. XPRESS, INDESIGN, etc.) ;
• Aptitude à travailler en équipe ;
• Bonne maitrise de la langue française et/ou anglaise, parlé et écrit.

Dossier de candidature 

• Une lettre de motivation
• Un curriculum détaillé format européen
• Trois références professionnelles

Date limite des dépôts de candidature :

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le vendredi 27 Août 2021
à l’adresse suivante : recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Nom – Prénom Recrutement Chargé (e) de l’Administration et de la Logistique

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure

Date limite : 27 Août 2021.