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À propos de la Fondation internationale pour les systèmes électoraux (IFES) : L’IFES fait progresser la démocratie pour un avenir meilleur. Nous collaborons avec la société civile, les institutions publiques et le secteur privé pour construire des démocraties résilientes qui répondent aux besoins de tous. En tant que leader mondial de la promotion et de la protection de la démocratie, notre assistance technique et notre recherche appliquée développent des organes électoraux de confiance capables de mener des élections crédibles, des institutions de gouvernance efficaces et responsables, des processus civiques et politiques auxquels tous peuvent participer en toute sécurité et de manière égale, ainsi que des moyens innovants par lesquels la technologie et les données peuvent servir positivement les élections et la démocratie. Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays, des démocraties en développement aux démocraties matures.

Description du poste

L’IFES recherche un assistant de projet et d’opérations, basé à Dakar, pour soutenir un programme financé par l’USAID qui soutiendra les élections au Sénégal. L’assistant(e) de projet et d’opérations fournira un soutien administratif dans l’organisation d’événements en collaboration avec le chef de projet et le responsable de projet. L’assistant de projet et d’opérations soutiendra également le responsable des finances et des opérations dans les actions d’approvisionnement et la compilation des rapports financiers.    Ce poste est une opportunité d’emploi local à temps plein et est ouvert uniquement aux ressortissants sénégalais. Ce poste devrait débuter en janvier 2022.

Fonction primaire / Objectif :

L’assistant(e) de projet et d’opérations fournira un soutien opérationnel, administratif et programmatique afin d’appuyer la mise en œuvre réussie des activités de l’IFES Sénégal

Principales fonctions et responsabilités.

Sous la supervision du directeur de pays ou de la personne désignée, l’assistant de projet et d’opérations devra :

• Soutenir la logistique du programme, la préparation des événements, le suivi et la mise en œuvre des activités (ateliers, réunions, conférences, etc.) ;
• Aider à programmer les réunions du programme avec les partenaires et les parties prenantes électorales. Tenir à jour le calendrier des événements.
• Editer, formater et contribuer aux rapports, présentations et publications de l’IFES ;
• Fournir un soutien dans la préparation des rapports financiers et la tenue des dossiers et des registres ;
• Fournir un soutien dans la mise en œuvre des achats de biens et de services sur le terrain ;
• Fournir un soutien administratif général au bureau, notamment en faisant des photocopies, en compilant le matériel de réunion ou de formation et en classant les documents du programme ;
• Assister à des réunions à la demande du superviseur et rédiger le procès-verbal des réunions ;
• Préparer et assembler les documents d’information selon les directives ;
• Planifier et accélérer l’organisation du voyage et de l’hébergement du personnel et des consultants de l’IFES ;
• Se tenir au courant des nouvelles et des tendances importantes liées aux principaux domaines du programme ;
• Déplacements hors de Dakar pour les activités du projet, selon les besoins ;
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Éducation et qualifications

• Licence dans un domaine pertinent requis ;
• Minimum de 0-2 ans d’expérience de travail avec des ONG internationales ;
• Expérience préalable de l’organisation d’événements et de la logistique ;
• Une connaissance du paysage électoral et politique du Sénégal est préférable ;
• Une expérience des programmes financés par l’USAID est préférable ;
• Excellentes compétences en matière de communication (écrite et verbale) et d’organisation ;
• Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et d’ingéniosité ;
• La capacité de rester très organisé tout en gérant des tâches multiples dans des délais serrés ;
• Maîtrise de Word, Power Point, Outlook, Excel et des plateformes de vidéoconférence.

Compétences linguistiques :  La maîtrise de l’anglais et du français écrits et parlés est requise.

Déplacement :  Des déplacements en dehors de Dakar peuvent être nécessaires.

Exigences physiques / Environnement de travail : Environnement de travail de bureau standard.  Des aménagements raisonnables peuvent être effectués pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles du poste.

Date limite de dépôt des candidatures : 03 Janvier 2022.