Responsabilités et taches
Administration

• Gestion de la structure : veille et assure le respect de l’ensemble des obligations légales (suivi des évolutions de la législation sénégalaise, enregistrement, agrément, plan d’Investissement, ouverture et fermeture de bureaux, assurances obligatoires, etc.).
• Participe à la révision annuelle du Vademecum

Logistique et approvisionnement

• Gestion des achats : élaboration et suivi des DRP et AO / contrôle des procédures d’achat et des livraisons de marchandises / édition des bons de commandes / gestion du fichier fournisseurs et du suivi des appréciations et réclamations, le cas échéant.
• Gestion des stocks : Il assure la tenue des inventaires des biens durables des bureaux de Dakar et ceux des bureaux décentralisés à l’aide du personnel sur place. Il supervise l’affectation des équipements au personnel et partenaires (ex. ordinateurs, appareils photos, clés USB, motos, etc…) ; il contribue au suivi des transferts et/ou éventuelles ventes d’équipements ;
• Gestion du parc véhicule: il assure le suivi des échéances pertinentes (assurances, taxes, immatriculation et autres); il contribue à la supervision des maintenances des véhicules en collaboration avec les chauffeurs et les utilisateurs des véhicules; organise et suit la gestion de fiches d’utilisation des véhicule
• gestion du Courriel général de COSPE au Sénégal

Administration des Ressources Humaines (RH)

• Recrutement : il contribue à l’écriture des profils de poste et à la publication des offres ; il assure la réception et le premier tri des candidatures sur base des critères prévus dans le profil de poste ; il assiste, au besoin, aux tests et entretiens ; il assiste à l’élaboration des Procès-verbaux de sélection ;
• Gestion administrative du personnel : il assure le suivi des contrats de travail, édition des bulletins de paie, gestion des cotisations sociales et fiscales, suivi des dossiers du personnel (congés, maladie, permissions, etc) ; il assure le lien avec le personnel et la coordination, en particulier il s’assure du bien être des staff / stagiaires / personnes en mission du siège.
• Réservations d’hôtels, achats de billets, organisation de l’accueil des visiteurs hébergés dans les maisons de passage et plus en général du personnel en mission

Divers

• Reporting : il assure un reporting régulier sur tous les points de sa responsabilité
• Rédaction des courriers et notes administratives ; enregistrement, traitement, distribution et expédition du courrier (lettres, rapports, études, télécopies, courrier électronique, etc.) ;
• Exécution des tâches connexes à son rôle et à ses fonctions qui peuvent être demandées par la structure. 

Qualifications et expérience
Le(a) candidat-e idéal-e devrait :

• Maîtriser les règles, les procédures et les techniques de la gestion des ressources humaine (contrats, congés, permissions, etc.)
• Maîtriser le code du travail
• Maîtriser les concepts et la pratique de la logistique relative aux principales activités des ONG
• Maîtriser la législation sociale et fiscale en vigueur au Sénégal
• Maîtriser la suite bureautique Microsoft Office (Word, Excel) et messagerie
• Avoir des qualités de rigueur, d’éthique, autonomie, organisation, être propositif et gérer le stress, avoir de capacités d’adaptation, bons atouts relationnels, intérêt à travailler en équipe ;
• Maîtrise de langue française (parlée et écrite). La connaissance des langues nationales constitue un atout.
• Avoir un niveau d’études minimum Bac+2 en Gestion RH-Logistique
• Avoir une expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire

Conditions

• Type de Contrat : CDD à temps plein
• Durée du contrat : 12 mois renouvelables avec période d’essai d’un (1) mois (extensible jusqu’à 3 mois) 
• Lieu d’affectation : Bureau de COSPE à Dakar (avec des missions dans les autres bureaux régionaux si requis)

Composition du dossier de candidature 

• Curriculum Vitae à jour avec contacts de 2 personnes de référence ; le CV doit être signé et y doit figurer la mention “j’autorise le traitement de mes données personnelles” 
• Lettre de motivation avec prétention salariale (1 page maximum). 

NB : Seul les candidat-e-s présélectionné-e-s seront contacté-e-s pour effectuer un test et un entretien ; 

Les dossiers de candidature seront reçus au plus tard le 20/11/2020 À 17 heures par mail.

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