Fonctions et attributions
Le niveau de responsabilité lié à ce poste exige que l’employé travaille de manière autonome et fasse montre de beaucoup de diplomatie et de sensibilité sur les questions confidentielles. La nature du travail peut exiger, de temps à autre, que l’employé soit disponible à tout moment. Les principales fonctions et attributions du candidat sélectionné sont les suivantes :
Gestion du flux de travail
- Concevoir et gérer des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau.
- Rédiger tout document nécessaire pour le fonctionnement de l’entreprise
- Tenir la petite caisse, gérer les petites dépenses et fournir hebdomadairement le brouillard de caisse en RELATION avec la comptabilité de notre client
- Assurer le suivi des documents ; gérer l’arrivée du courrier ordinaire et électronique.
- Assurer les encaissements des sommes versées à notre client
- Assurer les versements bancaires des sommes encaissées
- Fournir quotidiennement avec la supervision de la comptabilité de notre client, le bordereau des encaissements et versements des sommes encaissées.
Administration du bureau
- Organiser et participer à des réunions et des rendez-vous, pour s’assurer de leur bonne préparation et pour apporter une assistance générale.
- Répondre aux questions posées par le grand public ; filtrer les appels téléphoniques et les requêtes et les gérer de manière appropriée ; accueillir et entretenir les visiteurs ; organiser et gérer les calendriers électroniques et prendre les rendez-vous.
- Apporter aux membres du personnel, en cas de besoin, une assistance dans la production de documents dans l’intérêt de notre client.
- Apporter un appui administratif général à la Société en ce qui concerne les locaux pour bureaux, l’attribution du mobilier de bureau, l’équipement et les fournitures alloués à la Société.
- Demander l’exécution des travaux de réparation et de maintenance et veiller au suivi pour s’assurer que lesdits travaux ont été menés à bonne fin ;
- Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs tels que les absences du personnel (congés annuels, absences exceptionnelles et congés de maternité).
Gestion des ressources
- Aider la direction à gérer les questions relatives aux suivis des clients, le contentieux, examiner les dépenses de la petite caisse ; et attirer l’attention de la direction sur les problèmes.
- Participer à la préparation de la revue annuelle et à mi-exercice des relevés de compte des propriétaires par la saisie et le suivi des données.
Analyse
- Préparer des notes d’information, des rapports, et de tout document contractuel
- Prendre des notes pendant les réunions, rédiger des lettres et préparer des comptes-rendus à la demande.
- Faciliter, le cas échéant, la programmation des transactions commerciales, assurer la saisie des informations sur les transactions commerciales et produire les différents rapports relatifs aux paiements et relances des loyers et aux dossiers contentieux.
Résolution de problèmes
- Répondre aux questions des clients ;
- Assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel ;
- Assurer la coordination avec la direction et les partenaires ;
- Collaborer avec les autres membres du personnel dans l’intérêt de la Société.
En somme, procéder à toutes les opérations rendues nécessaires par l’exécution de la mission dans l’Entreprise.
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