Missions
- L’Assistante de Direction est rattachée à la Direction Générale, elle traite les dossiers administratifs et transmet les informations (e-mail, notes, appels, fax…) pour le compte d’un ou plusieurs services.
De la préparation des cahiers de charges, de l’établissement de toutes les factures et offres commerciales.
- Rôle d’interface :être en contact avec les clients, fournisseurs, visiteurs ou les salariés et répondre à leurs demandes ;
- Préparer, saisir, suivre et/ou pointer les dossiers qui lui sont assignés ;
- Traiter tout type de demande et/ou courrier ;
- Alerter sa hiérarchie et/ou les différents services sur des points impactant son activité et potentiellement celle de son département ou de l’organisation
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre, les classer/archiver ;
- Suivre la facturation ;
- Organiser des déplacements du domicile vers le lieu de travail via le planning des rotations et lors des missions ponctuelles ;
- Créer des ordres de mission, mettre à jour le tableau de suivi + planning intranet JAD liés aux missions et gérer les formalités administratives liées aux déplacements ;
- Traduire des documents à la demande du responsable de service ;
- Facturer les missions réalisées via le logiciel spécifique ;
- Éditer et transmettre un état hebdomadaire des absences au service Paie ;
- Imputer les factures des sociétés inter-pays ;
- Contrôler les notes de frais des collaborateurs du service technique ;
- Contrôler et imputer les factures fournisseurs ;
- Mise à jour des tableaux de suivi
Profil recherché pour le poste
- Méthode et organisation : gestion du temps de travail et des déplacements en fonction des objectifs commerciaux, et planifier ses actions terrain.
- Rigueur : pouvoir à tout moment faire état de son avancement à sa hiérarchie.
- Pugnaceté : savoir aller au bout d’un projet.
- Autonome : avoir le sens du service
- Avoir une bonne connaissance de Dakar
- Avoir une capacité à gérer son timing
- Avoir une bonne connaissance si ce n'est une totale maîtrise des produits ou services commercialisés
- Maîtriser les outils de productivité : bureautique, bases de données, gestion de planning
- Maîtriser les outils d'avant-vente, de marketing opérationnel et de vente de la société (plaquettes, présentations de service ou produit, catalogue, brochure ou dépliant...).
Chèr(e) candidat(e)
N’envoyez pas d’argent à un employeur potentiel.
Ne versez aucune somme d’argent en échange d’un contrat de travail potentiel.
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