Le(la) chargé(e) de l’administration des ventes joue un rôle crucial au sein de la direction commerciale de l’entreprise qui l’emploie.
L’administrateur des ventes prend en charge la gestion des contrats de vente : de la réception des commandes à la livraison des produits/services chez le client. En régie publicitaire, il récupère les éléments contractuels auprès des commerciaux tels que la confirmation de l’opération, le chiffre d’affaires engagé, l’attestation de mandat... et créé, dans un outil informatique, la fiche client. Après avoir validé les contrats avec les commerciaux concernés, il assure le suivi administratif des commandes : signature du contrat par le client, enregistrement des contrats de vente, contrôle et gestion des comptes clients (avoirs, escomptes, encours...), gestion de portefeuilles (dossiers de financement, solvabilité…), traitement des dossiers particuliers (litiges, réclamations, contentieux)… En d’autres termes, l’administrateur des ventes, doué d’un excellent esprit de synthèse, analyse et traite l’ensemble des données concernant l’activité commerciale.
Un rôle polyvalent
Il est l’interface entre les clients, les services internes de son entreprise (les commerciaux, les assistants commerciaux, la production, la comptabilité, le contrôle de gestion et les intervenants extérieurs). Il joue un rôle polyvalent. Le chargé de l’administration des ventes peut définir les conditions de vente avec les clients, commander des matières premières, élaborer des appels d’offres ou des cahiers des charges fournisseurs et prestataires, voire même diriger un service.
Compétences nécessaires pour devenir administrateur des ventes
- Bonnes notions de comptabilité et de finance
- Maîtrise des outils informatiques (logiciels SAP/SAGE…, tableur, traitement de texte…) et téléphoniques
- Goût pour les chiffres
- Rigueur, organisation et sens des priorités
- Aisance relationnelle
- Sens de la négociation
Les postes et fonctions d’un administrateur des ventes
Ce professionnel exerce ses fonctions au sein d’entreprises privées (entreprises industrielles, commerciales, audiovisuelles, sociétés de services…) comme publiques. Tous les secteurs font appel à des chargés d’administration des ventes, et particulièrement en temps de crise pour favoriser l’entrée d’argent.
Études pour devenir administrateur des ventes
Le métier de chargé d’administration des ventes est accessible après un bac+2, type BTS, DUT commercial ou en comptabilité-gestion, ou bien après une formation bac+5 : master professionnel en comptabilité-gestion ou diplôme d’écoles de commerce.
Évolutions de carrière
Le(la) chargé(e) de l’administration des ventes peut évoluer vers un poste de responsable administration des ventes, et encadrer alors des équipes parfois importantes.