La BAD recrute un Commis administratif.

Le poste

Le/ la commis administratif(ve) collaborera étroitement avec l’équipe chargée de l’administration et des finances afin de fournir un soutien administratif.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du responsable pays, le Commis administratif s’acquittera des tâches suivantes :

Appui aux Chargées de l’administration et des finances :

• Suivre les dossiers des demandes d’exonération de TVA aux impôts sur les factures des achats et de prestations de services auprès des services publics (douanes, affaires étrangères, service postal, etc.) ;
• Transmettre et suivre le traitement des dossiers dans les administrations compétentes du pays d’accueil, des demandes d’exonération d’impôts et de l’enregistrement des véhicules du personnel international du Bureau ;

Services de Protocole :

• Conduire les formalités d’arrivée et de départ à l’aéroport pour les officiels de la Banque et toute autre personnalité invitée par la Banque ;
• Transmettre et suivre le traitement des dossiers de demande de visas, de cartes diplomatiques et de tout autre document du personnel de banque, dans les missions diplomatiques et les consulats accrédités dans le pays hôte ;
• Rédiger les projets de notes verbales et tout autre document protocolaire exigé ;
• Appuyer les experts de la Banque pendant leurs missions (achat de billets, réservation, confirmation).

Autres activités administratives :

• Transmettre les courriers et correspondances aux bureaux de poste, aux organismes gouvernementaux et aux différents partenaires ;
• Saisir les références des documents, y compris les pièces jointes, sceller, étiqueter et transmettre la valise diplomatique à DHL pour envoi ;
• Assurer le suivi des formalités pour permettre les retraits et livraisons au bureau des courriers et colis sous douanes ;
• Saisir des données relatives à l’audit et aux rapports d’activités pour le suivi de la réception desdits rapports au Bureau Extérieur (périodique) ;
• Compiler les notes hebdomadaires sur les activités du bureau et le rapport mensuel (périodique) ;
• Réaliser tous les travaux de reproduction et de reprographie ;
• Accueillir et suivre les usagers du centre d’information et de documentation (des fiches d’enregistrement sont confectionnées et les utilisateurs sont enregistrés) ;
• Contribuer à l’organisation des événements et des cérémonies du Bureau ;
• Assurer le suivi des informations de la presse nationale ;
• Constituer et actualiser la base de données des journalistes de la presse et des médias locaux.

Critères de sélection

• Avoir au minimum une Licence ou un Diplôme en Administration des Affaires, Commerce, Administration ou dans une discipline connexe, avec une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau ;
• Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience pertinente à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans une organisation internationale ;
• De bonnes connaissances en budgétisation et en planification sont vivement souhaitées ;
• Être capable de travailler sous pression et de définir les priorités dans le cadre dynamique d’un milieu international et multiculturel. Capacité de travailler et de coopérer avec des personnes d’origines diverses ;
• Avoir la capacité de gérer rapidement et efficacement des demandes internes et externes ;
• Démontrer une aptitude à gérer des demandes et des priorités simultanées et évolutives ainsi que des délais serrés ;
• Maîtriser les équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopieur, etc.) ;
• Démontrer un engagement bien établi à offrir un service client excellent axé sur la réception et une assistance au plan administratif ;
• Pouvoir exécuter plusieurs tâches en même temps ; avoir d’excellentes compétences en résolution de problèmes et une grande attention aux détails ;
• Être capable de communiquer efficacement ; démontrer un excellent sens du service à la clientèle, avoir un bon esprit d’équipe, des aptitudes dans le travail d’équipe et l’établissement de relations ;
• Être capable de travailler efficacement dans une organisation multiculturelle ;
• Avoir de bonnes approches innovatrices et créatives face aux activités afin de renforcer et de créer une plus-value pour les clients et l’organisation ;
• Faire preuve d’intégrité et de confidentialité ;
• Être capable de communiquer efficacement à l’écrit comme à l’oral en anglais ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
• Maîtriser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint). Une connaissance de SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout ;

Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d’emploi afférentes au statut international. Le titulaire du poste sera recruté sur le plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international.

Seuls les ressortissants du Sénégal ou des pays membres de la banque ayant le droit de séjourner et de travailler au Sénégal seront pris en compte pour ce poste. la banque ne parraine pas ni n’appuie les demandes de permis de travail et de relocalisation pour le poste en question.

Pour postuler à ce poste veuillez visiter www.afdb.org.